Öncelikle teknolojiyle arası iyi olmayanlar için şunu baştan söyleyeyim. Dijital dönüşüm denildiğinde korkmanıza gerek yok.

“Bilgisayar mı?.. Hımm ben çok da bilmiyorum. Ama bizim çocuk anlıyor.” Ya da “Bilgisayar bozulursa benim bi’ yeğen var. Bilgisayar hastası… Arıyorum hemen hallediyor kerata.”

Konuştuğum, görüştüğüm irili ufaklı firma patronları ya da yöneticilerin; konu dijital dönüşüme geldiğinde bi’ çekindiklerini, konuyu değiştirmeye çalıştıklarını görüyorum. Bazıları da açık açık söylüyor. “Bu yaştan sonra öğrenemem ben programdı, bilgisayardı. Zor. Geçti artık.” Yahu çağın gerekliliklerinden kaçılır mı? Hem dijital dönüşüm öyle bir şey değil ki. Bi 4-5 dakika içinde konuyu özetlemeye çalışacağım.

‘Hedefli çalışmak’tan bahsettiğim videoyu ERP ve CRM nedir sorusuyla kapatmıştım. “Hedefleri takip edebilmek için gereklidir.” demiştim. Ama sadece hedef takibi için mi gereklidir bu sistemler?

Bodozlama ERP ve CRM nedir diye sonda söyleyeceğimi başta söyleyeyim.

Şimdi hem fatura kesebildiğiniz hem de stoğu, satışı takip edebildiğiniz, raporlar alabildiğiniz programlar var ya… Onlar ERP işte.

Günümüzde artık tek bir ERP programıyla Muhasebe, Finans, Stok, Satış, IK, Satınalma, Üretim ve Lojistik gibi süreçlerinizi yönetebilirsiniz.

ERP sayesinde tüm bu birimler veri girişlerini aynı programa yapabilirler.

Tek program üzerinden rapor alırlar.

Her birim kendisiyle ilgili detayı görür. Ortak bilinmesi gereken alanlar da herkese görünür.

Artık günümüzde stoğa ürün girişi otomatik olarak yapılır. Bu programlarla stoğa ürün girdiğinde tekrardan muhasebede tek tek ürün girişi yapmaya gerek kalmaz. Muhasebe fatura kestiğinde ürün stoktan otomatik düşer. Stok yöneticisinin ayrıca stoktan manuel ürün eksiltmesine gerek kalmaz.

Satış ekibi stoklarda ne kadar ürün varsa bunu ekrandan görerek sipariş oluşturabilir. Satış yapabilir. Önce depoyu arayıp ürün var mı diye sormasına ardından da muhasebeye gidip fatura kestirmesine gerek kalmaz.

Bu saydıklarım iyi bir ERP sisteminin en temel fonksiyonlarıdır.

Yine çalışanların işe giriş çıkış işlemleri, bordro süreçleri bu sistemler içinde yapılır. ‘Satın alma’ sipariş ve takipleri yapılabilir. Sevkiyat yönetiminde, farklı birçok adrese gönderilmesi gereken ürünlerin, depodan müşteriye kadar olan süreçleri yine bu sistemler üzerinden yönetilebilir.

Şimdi ERP’yi daha iyi anlamak üzere bir firma tasarımı yapalım. Diyelim ki birden fazla deponuz var. Müşterilerinizin de sadece bir teslim adresi yok, farklı şubeleri var. Buna ek olarak; yurtdışından ürün alıyor ya da satıyorsunuz. Dahası yurtdışından alıp daha yurda girmeden yine direk yurtdışına sattığınız zamanlar oluyor. Hem satışınız hem de teknik servisiniz ekipleriniz var. Ya da mercahandising ekipleriniz var. Özetle, size göre çok karmaşık bir iş ve iş dinamiklerine sahipsiniz. Uygun bir ERP sistemi ile tek program üzerinden bu saydığım iş ve süreçlerin hepsini takip edilebilir ve ölçümlenebilir hale getirebilirsiniz.

Merak etmeyin en karmaşık işler en karmaşık süreçler çözüldü. Amerika’yı tekrar keşfetmenize gerek yok. “Ama ben İnşaat sektöründeyim puantaj yapıyorum”… Sorun değil. “Ben tekstil işindeyim. Herkese aynı maaşı veriyorum ama parça başı prim de veriyorum”… Sorun değil. Sanayi, üretim, turizm, inşaat, gıda, perakende. Artık herkes için çözüm ve çözümler yaygın şekilde bulunabilmekte.

Peki o zaman bir de CRM demiştik O nedir?

“CRM sayesinde de artık cep telefonlarınızdan tüm işlerinizi halledebilirsiniz.” diyeyim önce.

Patronsanız; ne kadar çekiniz var, ne kadar alacağınız var, stoğunuzda ne kadar ürün var, bunlar ne kadar para tutuyor?.. Hepsini kolaylıkla görürsünüz.

Çalışanlar telefonlardan izin taleplerini girer, sonrasında ilgili yönetici CRM üzerinden onaylar. Bitti gitti. Hem süreci yönettiniz hem kayıt altına aldınız hem de ölçümlenebilir/raporlanabilir hale getirdiniz.

Yönetici ya da patronsunuz… Cebinizdeki CRM App’i ile telefonlarına gelen faturaların onay ya da iptal işlemlerini yürütebilirler.

Çalışanlarınıza tahsis ettiğiniz araçlar varsa, bu araçları telefondan takip edebilirsiniz. Yani kaskosu, sigortası, bakımı, yazlık/kışlık lastik değişimlerini bile takip edebilirsiniz.

Toplantı salonunuz varsa cepten rezervasyon yaparsınız.

İş avansı ya da maaş avans taleplerini cepten girer onayları cepten takip edersiniz.

Cep telefonundan müşteri teklifleri hazırlayabilirsiniz. Bu teklifleri yine cep telefonunuzdan tek tuşla fatura haline dönüştürebilirsiniz.

Sahada ekipleriniz varsa, bu ekiplere iş atayabilirsiniz. Ekipler fotoğrafları, görselleri ya da ihtiyaç duyulan belgeleri cepten bu sisteme yükleyebilirler. Artık ilgili müşterinin tüm bilgi ve belgelerini arşivlemiş de oldunuz. Bilgi belge takibine son.

Daha uzatabilirim ama burada keseyim şimdilik.

Bundan 5-10 sene öncesine kadar anca filmlerde olur dediğimiz şeyler artık olmazsa olmazlarımız oldu. Lüks değil, gerçek ihtiyaçlar halini aldılar.

Peki şimdi biraz daha detaya ineyim…

Bu sistemler pahalı mıdır? Hangi sistem bana/şirketime uygun? Sistem satın alırken ya da kiralarken nelere dikkat etmeliyim?

Evet tümüne hızlıca cevap vermeye çalışacağım.

Sürekli bir şeyler satın alırız. Düşünelim… Ekmek, su, et, ayakkabı, telefon, bilgisayar, otomobil alırız. Ev alırız. Satın alma nedenlerimiz hem ihtiyaç hem de isteklerimiz doğrultusundadır. Bazen de ürün değil hizmet alırız. Örneğin tatil alırız, otel konaklaması alırız. Uçak seyahati alırız. Restoranda hizmet alırız. Eğitim alırız, danışmanlık alırız.

Biz alırız da birileri de satar. Kimi ürün satar kimi hizmet satar. Ve bu ürünleri satabilmek için birilerinin de önceden üretmesi gerekir. Ürün üretilir ama buna ek olarak öncesinde hammadde de üretilir. Yedek parça da üretilir.

Bir ayakkabı yapılırken deriye, ipliğe, tutkala, köseleye ihtiyaç duyulur. Bir otomobil yaklaşık 30 bin parçadan oluşur.

Bu saydığım ürünler ilk başta aklıma hızla gelenlerdi.

Kağıt sanayi, tekstil sanayi, ağaç sanayi, demir sanayi gibi sanayilerde sayısız ürün üretilip satılır.

E üretilir satılır da; bize ne? Evet tüm bu üretim ve satış süreçleri de kendi içinde nakliye, üretim, kalite, arge, finans, muhasebe gibi işleri ve süreçleri barındırır. Yani yapılmakta olan ve yapılmasına ihtiyaç olan çok fazla iş vardır.

Düne kadar bu işlerin tümü insan eliyle, insan gücüyle ve sadece insan aklıyla yapılırdı.

Endüstride sürekli gelişmeler oldu ve bu gelişmelere sırasıyla Endüstri devrimleri isimleri verildi. Buharlı makinelerden, elektrik sistemlerine geçildi. Sonra devreye elektronik sistemler girdi. Daha bilgisayarların endüstride kullanılması çok çok yeni. Ya da finansta. Yaşımı aldım ama çok da yaşlı sayılmam ve muhasebecilerde facit ismi verilen yandan kollu hesap makinelerinin kullanıldığını iyi hatırlarım.

Şimdi ise Endüstri 4.0 çağını da tamamlayarak endüstride yapay zeka dönemine giriyoruz. 4.0’da birbiriyle konuşan makinelere -nesnelerin internetine- daha alışamamıştık bile.

Bu satırları yazıyorum ancak günümüzde hala dünyanın birçok yerinde ve ülkemizde yüzlerce firma dijital dönüşümle tanışmadı. Excel’de düşeyara yapabilmek hala birçok Kobi için muhteşem bir dijital atılım sayılıyor.

Dahası bu küçük ve orta ölçekli firmalar dijital dönüşümü çok masraflı ve çok meşakkatli sanıyorlar.

Oysa maliyetleri oldukça düşen bu sistemlerin, ‘size kazandırdıklarını’ da hesaplarsanız daha doğru bir matematik yapmış olursunuz.

Bu girizgahtan sonra, soruları hızlıca cevaplamaya başlayayım.

Birçok irili ufaklı firma ERP’lerle; e-fatura, e-arşiv, e-defter sistemlerine geçilmesiyle tanıştı. Amaç sadece fatura kesebilmekse bunun için web tabanlı birçok alternatif var. Artık kolayca e-fatura süreçlerinizi yürütebiliyorsunuz.

Peki şimdi işi biraz büyütelim. Az önce söylediğim gibi satışla, stokla işiniz varsa ya da üretim yapıyorsanız, birçok müşteriniz varsa ve çokça da çalışana sahipseniz ihtiyacınız sadece fatura kesilmesi midir?

ERP yani Enterprise Resource Planning denilen ve dilimize Kurumsal Kaynak Planlaması olarak tercüme edilebilecek hadise nedir?

“ERP işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemleridir.”

ERP İşletmenizin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirir. Kendi içinde farklı birimler için farklı işlerin yürütebildiği sistemleri barındırır. Bunları bütünleşik bir yapı halinde birbiriyle konuşur hale getirir. Dilediğiniz alanlarda kural ve kısıtlamalar oluşturabilmenizi sağlar.

Özetle ERP sisteminin faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz;

• Tasarruf sağlar.
  • Hızın artmasıyla zaman tasarrufu sağlar. Buna bağlı para tasarrufu sağlar.
  • Optimum işgücü planı yapabilmenizi ve gereksiz işgücü giderlerinin önüne geçilmesini sağar.
• Kağıt işlerini ortadan kaldırarak arşivlemeyi ve daha sağlıklı veri kaydı tutmanızı sağlar.
• Veriler ve raporlamalar konusunda düzen sağlar.
• Detay ölçümleme olanağı verir. Buna bağlı olarak risk ve fırsatların kolay görünmesini sağlar. Bu sayede risklerinizin yönetilebilmesi ve fırsatların değerlendirilebilmesi için size rehberlik eder.
• Karmaşık gibi görünen iş süreçlerini kolaylıkla yönetebilmenizi sağlar.
• Tüm birimlerin kendi içinde ve birbiriyle daha hızlı ve daha doğru etkileşimini sağlar. Buna bağlı iş hızını ve verimliği artırır.
• Müşterilere daha hızlı ve daha doğru bilgi paylaşımını sağlar.
• Müşteri mutabakatları sürecinde doğruluk ve hız avantajı sağlar.
• Daha sağlıklı envanter bilgilerine sahip olmanızı sağlar.
• Nakit, çek, çek vade takibi gibi kritik iş süreçlerinizi etkili şekilde yönetmenizi ve bunlardan kaynaklı sorun yaşanmamasını sağlar.

Yani sağlar da sağlar.

SQL tabanlı ERP’ler farklı CRM’ler ile de entegre olarak daha farklı işler yapabilmenize de olanak sağlar.

Bankalarla entegre olup; maaşlarınızı, ödemelerinizi otomatik olarak yapıp raporlayabilirsiniz.

Eğitim programlarını entegre ederek, ekiplere eğitimler atayabilir ve bu eğitimlerin sonuçlarını raporlayabilirsiniz.

Müşterilerinizin sistemleriyle entegre olup, otomatik sipariş girmelerini sağlayabilirsiniz.

• Peki hangi ERP sistemini almalıyım? ERP sistemi yanında başka şeylere de ihtiyacım olur mu?

  Piyasada çok fazla sayıda kendisini ERP olarak gören, tanıtan ürün ve marka vardır.

  Ancak en çok bilinen belli başlı ERP sistemleri SAP, Canias, Oracle, Netsis, Microsoft Dinamics, Logo, Mikro, Dia gibi programlardır.

  Burada hangi programı seçmeniz gerektiğini söyleyebilmek için firmanızın yapısını ve ihtiyaçlarını iyi analiz etmek gerekir. Bazen bir markanın farklı alt modüllerinden biri işinizi görüyor olabilecektir.

  Yine sistemlerden alacağınız verim ve karşılığında elde edeceğiniz fayda; yani fayda maliyet dengesi de karar vermek için bir kriter olacaktır.

  Az önce saydığım programların hepsi iyi programlardır. Tabi siz verilerinizi doğru girip programı doğru kullanıyorsanız. Ayrıca firmanıza uygun ERP sistemini doğru analiz edip uygun programı almışsanız.

  Bazen de ihtiyaç olmamasına rağmen firmalar pahalı ürünler tercih ederler. Bu kaşar peyniri ya da Anzer balı değil ki. Önemli olan ihtiyacınızın doğru tespit edilmesi. Boşuna pahalı ürünlere gerek yok. Bugün Logo ve Mikroyu gibi programları ben rahatlıkla ERP’lerin Mercedesi/BMW’si olarak tanımlarım. (Tabi 2020’li yıllar için. Kim bilir teknolojinin ve yapay zekanın gelişmesiyle neler ortaya çıkacak?..)

  Bir diğer önemli kriter de bayiler meselesidir. Çünkü ERP ve CRM programlarını genellikle bu saydığım markaların bayilerinden satın alabilirsiniz. Bugün ‘sikayetvar.com’a girdiğinizde bu sistemlerin hepsiyle ilgili benzer şikayetler görebilirsiniz. Siteye girip şikayetleri okuduğunuzda marka isimlerini görseniz de; detaya bakıldığında sorunların birçoğu bayi kaynaklı sorunlardır. (Kullanıcı kaynaklı olanları saymazsak tabi). O nedenle bayi seçimi de en az ürün seçimi kadar kritiktir.

  Peki bayiyi nasıl seçebilirim ki?

  Size merkezden yönlendirilmiş ya da internetten bulduğunuz bayilerle görüşmelerinizde hizmet ve eğitim detaylarını konuşmalısınız.

  Hepsi de; “Biz en iyi hizmeti vereceğiz. Merak etmeyin arkamızda koca firma var (ERP ana firma). Şu kadar firmaya hizmet ediyoruz. Bu kadar referanslarımız var.” derler.

  Oldu mu? İçiniz rahat etti mi? Burada daha önce benzer ERP geçişlerini yönetmiş bir danışmandan danışmanlık almanızı şiddetle tavsiye ederim. Sizi, yapınızı iyi analiz etmeyen, veri girişleri ya da sistem kullanımı konusunda doğru yönlendiremeyen, riskleri iyi analiz edip sizi uyaramayan bayilere dikkat. Dahası programı sattı ama artık sevgili bayimize ulaşabilmek ne mümkün. “En ufak sorunlarınızda dahi bizi gece gündüz arayabilirsiniz” diyen bayi… “Siz arayabilirsiniz de ben telefonumu açar mıyım bakalım” da deseymiş iyi olurmuş.

  Yine bayilerin bir diğer özelliği, ihtiyacınız olmayan paketleri de sizlere satarak fazladan para kazanabilme yetenekleridir. Bazı bayiler, konuyu bilmediğinizi anladıklarında yavaş yavaş ürkütmeden -amiyane tabirle- sizi yolmaya başlayabilirler.

  Haydaaa. Şimdi tüm bayilerin hakkı mı yeniyor?..

  Amacım kimsenin hakkına girmek değil. Ancak yaşanmış tecrübeler ile bu tarz bayiler nedeniyle mağdur olmamanız için sizi uyarmaya çalışıyorum.

  Tam tersi durumlar, yani iyi bir bayi ile çalışılması durumu ise tadından yenmeyecek kadar güzel olur. Sizin bilmediğiniz, görmediğiniz, farkında olmadığınız riskler konusunda sizi uyararak ücretsiz ya da en az maliyetle bu süreçleri nasıl yöneteceğinize rehberlik ederler.

  Sistem geçişinde sizi yalnız bırakmaz ve yanlış işlemler yapmanızın önüne geçerler. Verilerinizi kaybetmeden, yanlış veri girişi yapmadan sisteme geçişinizi koordine ederler. Eğitim süreci boyunca yanınızda olup her türlü sorunuza sabırla cevap verirler. Programı iyi bilen bayiler neye, nasıl ihtiyacınız olacağını bilmekle kalmaz… Tüm adımları sizlerin anlayacağı yalınlıkla aktarıp, siz programı iyice öğrenene kadar o işi “teslim ettik” demezler.

  ‘ERP satın alınması ya da kiralanmasına dikkat edilmesi gereken konular nelerdir?’ diye arama motoruna yazdığınız zaman, maalesef bu belirttiğim konular anlatılmıyor. O nedenle uyarmak istedim.

Biraz da CRM tercihlerinde dikkat edilmesi gerekenleri görelim…

CRM sistemi seçimi öncesinde ilgili ERP firmanıza danışmanızı tavsiye ederim. ERP ile entegre olarak en sorunsuz çalışan CRM sistemini bulmanıza yardımcı olabilirler.

CRM tercihinde bir diğer önemli konu; işinizin tüm birimlerini ve tüm süreçlerini kapsayabilmesidir.

Buradaki en önemli risklerin başında yine ERP ve CRM satışını yapan kişilerin boş ve mesnetsiz vaatleri gelir. Yani “Size özel geliştirmeler yapabiliyoruz. Sizin için özel olarak yazılım ekibini çalıştırabiliriz.” diyebilirler.

Bugüne kadar firmaya özel yazılım yapan çok çok az dijital dönüşüm yaşadım. Aldığınız programların çoğu hatta hemen hemen hepsi ’paket program’ denilen hazır programlardır. Bu hazır programlar içinde işinizi görecek, kapsamlı düşünülmüş programı alabildiğinizde rahat edersiniz.

Ancak alacağınız program bazı iş ve süreçlerinizi kapsamıyorsa, gerçekten ‘siyah kuğu’ diye tabir edilen nadir bir yapı ya da iş özelliğiniz varsa dikkat. Bu sistemleri satan bayilerin vaatleri riskli olabilir. Sizi hayal kırıklığına uğratmakla kalmayıp, gerçekten size uygun programı almanızın önüne de geçmiş olabilirler. Bu büyük bir risktir. Çünkü sistem geçişleri, mali yıl geçişleri gibi işler öyle keyfe keder zamansız, masrafsız ve hızlı yapılabilen işler, süreçler değildirler.

CRM sayesinde sadece yönetici ve firma sahipleri değil firmanın tüm çalışanları hatta müşteriler de işletmenin süreçlerine dahil olabilirler. Ve bazı işlemleri ellerindeki telefonlar aracılığıyla yapabilirler.

CRM’lere sizin belirleyeceğiniz izinler dahilinde çalışanlar veri girişi yapabilecektir.

• Bu veriler exele de girilemez miydi?

Ya da

• Whatsapptan, mailden de bilgi gönderiyorduk.
• Müşteri cari açılışları için ben ekran görüntüsü atmıştım.
• Masraflar için zaten bir form kullanıyoruz. Bu CRM’e ne gerek var.

Risklerini uzun uzun anlatarak durduk yere kimsenin aklına karpuz kabuğu sokmak istemiyorum. Ben CRM’in fırsat ve avantajlarını anlatayım.

• CRM’de tıpkı ERP’de olduğu gibi zaman tasarrufu faydası sağlar.

Siz masrafınızı bir forma yazıp arkasına da masraf fişini, faturasını iliştirmiş olabilirsiniz. Ancak excel yerine CRM’ye bu masrafı girdiğinizde muhasebenin tekrar aynı tutarı bu kez kendi sistemine girmesine gerek kalmaz. Sistemler birbiriyle konuştuğu için muhasebe tutarı direk sisteminde görür. Peki küt diye onay tuşuna basıp ilerler mi? Masrafı onaylayacak yönetici, müdür, direktör gibi bir ya da birden çok amir varsa hepsini kapı kapı gezmenize gerek kalmaz. Fişin fotoğrafını çektin dijital formuna ekledin. İlk yöneticinin onayına düştü. ‘Bip-bip’ yönetici telefonuna baktı. Bildiği ya da onaylayabileceği bir tutarsa onayladı. Başka onaylama mercisi yoksa bu kez muhasebe ERP ekranına düştü ve süreç tamamlandı.

Sadece Zaman kazanmadık.

• Verinin yanlış giriş riskini engelledik. Doğru veri sisteme girilmiş oldu.
• Suistimal risklerinin önüne geçildi.

Peki sadece masraf girişi için mi CRM alıyoruz? Hayır fiyat teklifleriniz, sözleşmeleriniz, fırsatlarınız hepsi dijital olarak aktı. Siz ya da yöneticileriniz faturaları, evrakları dijital olarak onayladınız ve süreci tamamladınız.

• Kağıtla iş yapmak artık ortadan kalkmış oldu.

Bu örnekten devam edersek; yine suistimal riski ortadan kalktı. Zaman tasarrufu sağlandı.

CRM aldınız… Artık çalışanlar bordorlarına cepten ulaşabilir oldular. Sadece masraflarını değil avans taleplerini de buradan yaptılar. İş avansı ile maaş avansını nasıl ayıracağınızı düşünmenize gerek yok. Çalışanlar izin taleplerini sistemden girdiler. İzin; yıllık izin mi, idari izin mi, sosyal izin mi, mazeret izni mi? Siz girin amiriniz onaylasın. IK görsün. Bu kadar.

Yalın, Net, Takip Edilebilir ve Ölçümlenebilir süreçler.

Sahada satıcıyım. Girdim iki tuşla stoğu gördüm. Stoğa göre sipariş girdim. Teknik servis ya da mercandising işi yapıyorum. Amirim ya da müşterim bana ben sahadayken iş atadılar. Müşterimin adını, yerini, işi, iş için gerekli şeyleri gördüm. Kabul ettim. İşi bitirince de bir tuşla “iş bitti” dedim ve işlerimin/yaptıklarımın görülebilmesini, raporlanabilmesini sağlamış oldum.

Fiyat geçişi onaylarınızı yönetebilirsiniz. Üretilecek yeni ürünlerin tariflerinin, reçetelerinin onaylanması gibi süreçleri de yönetebildiğinizi düşünün. Bu sayede fiyat listesi excelini arada birinin değiştirmesi gibi bir risk önlenmiş oldu. Yine tarifin/reçetenin birilerinin kafasına göre değiştirmesinin de önüne geçtiniz. Zaman kazandınız. Bu bilgileri dijital ortamda istediğiniz zaman kolaylıkla geri bulabileceğiniz şekilde arşivlemiş oldunuz.

Evet biraz yoruldum ve video da çok uzadı. Dahası ve fazlasını merak edenlerle ayrıca sohbet edebiliriz.

Özetle bu sistemler firmalar için zaman ve para tasarrufu sağlar. Ancak son bir uyarı; bu sistemleri kullanırken artık lütfen capex hesaplarınızın, ROI hesaplarınızın yanına COI hesapları da ekleyin. Yani bu sistemlerin yoksunluğundaki kaybınızı da hesaplayın. Bu sistemlere sahip olmazsanız, ne kadar zaman, para, müşteri kaybediyorsunuz düşünün.

Risklerinizi fark edip fırsatlarınıza nasıl yoğunlaşabileceğinizi düşünün

İş ve süreçlerinizi ne kadar yalın ne kadar doğru yönetebileceğiniz düşünün.

Recep ŞABABOĞLU PhD.c